如何做好接待工作——杭州活动策划公司

　接待是指对来者给予相应的服务的活动。根据不同的对象、不同的来访目的，接待的内容也各不相同。接待工作做得好，可以很好地展示单位形象。宝仑会务根据多年来的会议服务经验，杭州活动策划公司对接待工作做如下总结：

　　1.了解背景资料

　　（1）了解来访目的。首先应准确了解来访团体的来访目的，这样，做出的计划和准备才有针对性。我们溢于言表解清楚这些情况，取得准确信息。

　　（2）了解来访者的基本情况。为了使接待工作万无一失，我们要事先掌握来访者的基本情况，如所在单位的全称、业务范围、发展态势、来访者人数、姓名、性别、身份、民族、宗教信仰；有时还要对主宾有更多的了解，如个人爱好、性格、特长等。了解得越多、越具体，准备工作就越有针对性，接待成功的把握就越大。这些内容除了可以向部门主管了解外，也可以事先向对方领导或秘书进行了解。

　　2.草拟接待计划

　　其次我们应做的就是草拟完善的接待方案。这要求我们首先应与来访一方协商，并征得部门领导的同意。在接待方案中，首先应确定接待规格，这决定了接待人员、日程安排及经费开支，包括谁到机场、车站迎接、送别；谁全程陪同；宴请的规格、地点；住宿宾馆的等级、房间标准等。这些都受到接待规格的制约，都要在计划中写清楚。在具体制定接待计划时，要包括以下内容。

　　（1）主要陪同人员。

　　（2）主要工作人员。

　　（3）住宿地点、标准、房间数量。

　　（4）宴请地点、标准、人数。

　　（5）会见、会谈地点、参与人员。

　　（6）参观浏览地点、陪同人员。

　　3.与本单位相关部门沟通情况

　　接待计划涉及本单位的相关部门，陈小姐应事先与其进行沟通，商定接待的时间、涉及的内容、地点、人员等事项。

　　4.与来访者沟通情况

　　日程确定好之后，陈小姐要及时通报来访一方，看还有什么要修改的，一般要尊重来访一方的意见。对于实在难以满足的要求，要如实地向对方解释清楚。

　　5.报请上司审批

　　陈小姐在拟好接待方案之后，应及时报送给部门主管，经部门主管审定批准。如果已经双方认可并经领导批准，该接待试题般就不再改动了。